マンカフェヘルプ
Mansion Cafe Tutorial
インフォメーション 総会出欠(ネット投票)
インフォメーション 回覧板(お知らせ作成)
予定表カレンダー
施設予約
ご意見BOX
マンカフェ広場
ご登録情報
マンションカフェFAQ

インフォメーション 総会出欠(ネット投票)
総会出欠・ネット投票の欄に、回答となっている連絡があったら、それはまだあなたが内容を見ていない総会の連絡です。
必ず「回答」をクリックして、総会への出席/欠席を選択してください。

「出席」をクリックした場合、議案に対する投票は総会の場で行いますので、基本的に議決権行使書のチェックは「総会で投票」にしたままで「確認」ボタンを押してもらえればいいと思います。
ただし、事前アンケート的な意味合いで利用する場合は、正式な投票扱いではなく参考意見としての集計機能にもなります。

「欠席」をクリックした場合、ネット上で委任状を作成します。
委任する代理人の名前と部屋番号を記入するか、未記入の場合は議長に委任するかたちとなります。
但し、欠席のケースでは、議案に対して委任せず、賛成/反対を事前投票することも有効になると思われます。

管理者は、総会召集通知の作成と、ユーザー(組合員)の出欠状況/投票状況の確認ができます。
「新規作成」をクリックして、総会の概要と、必要であれば議案に関する資料や写真も添付しながら、総会召集通知を作成してください。
作成して「確定」ボタンを押すと、総会の連絡が全ユーザーにメール送信されます。

「状況確認」をクリックすると、その時点でのユーザー(組合員)の出欠回答状況と、議案に対する投票状況を見ることができます。
状況はグラフ表示にもなるため、ビジュアルでわかりやすく、パーセンテージも表示されます。
「総会出欠/住民投票一覧表」をクリックすると、グラフ表示が消え、一覧表のみの表示となります。
「削除」をクリックして、表示されるメッセージBOXで「OK」をクリックすると、総会召集連絡の表示が画面から消えるだけではなく、作成した総会の出欠回答及び投票データまで消えることになります。
そのためこの削除は、総会連絡を作成送信してしまった後すぐに、修正して作成し直したいときなどに利用していただくといいと思います。

インフォメーション 回覧板(お知らせ作成)
回覧板の回答選択は、基本的に「確認しました」の単独選択で作成すると回覧板らしくなると思います。
例)タイトル:管理人変更
本文:4月2日から新しい管理人さんに変わります。
    名前は○○さん(50歳)です。
    よろしくお願いいたします。
回答:確認しました

ちなみにアンケートはマンカフェ広場でも作成できます。回覧板は作成と同時に、ユーザー全員にメールが送信されますが、マンカフェ広場でのアンケートは送信されず、TOPページで新規アンケートが作成された旨を表示されるだけです。必ず住民全員に回さないといけないものは回覧板、有志の意見を募るときはマンカフェ広場でのアンケートと、使い分けるといいと思います。
「状況確認」をクリックすると、回覧板の回答状況を見ることができますが、その中の「削除」をクリックして、表示されるメッセージBOXで「OK」をクリックすると、回覧板の表示が画面から消えるだけではなく、回答データまで消えることになります。
古くなった回覧板で、管理組合のデータとして保存しておく必要がないものだけ削除するようにしてください。

予定表カレンダー
カレンダーの日付をクリックすると、1日のタイムスケジュールが表示されます。
「予定表入力」をクリックすると、その日の予定(タイトル、開始/終了時間、コメント)を作成する事が出来ます。
カレンダー作成の際にコメントを記入すると、タイムスケジュール上のタイトル右側に※マークが表示されます。
※マークをクリックすると、別ウィンドウで、記入したコメントをユーザーが閲覧する事が出来ます。
一度表示した予定を変更する場合は、タイムスケジュール上の「削除」をクリックして、あらためて作成して下さい。

管理会社の予定表作成
管理会社をユーザー登録した場合、管理会社登録の内容の中で、予定表作成権限「あり」を選択すると、管理会社担当者もカレンダー上に予定を書き込む事が可能になります。

施設予約
カレンダーの日付をクリックすると、1日のタイムスケジュールと施設一覧(施設作成をしないと施設一覧は表示されません)が表示されます。 ご利用したい施設をクリックして、利用時間、利用人数などを入力して仮予約を行います。
予約申請のメールが管理者に送信されますので、管理者からのメール(承認/非承認/保留)が返信されるのをお待ち下さい。
承認メールが返信されましたら、施設予約は確定となります。
管理者は、ユーザーからの仮予約メールが届いたら、マンションカフェにログインし、施設予約カレンダーに「未○件」と表示されている日付をクリックして下さい。
タイムスケジュール上の仮予約表示をクリックすると、予約申込み確認画面が出ますので、承認/非承認/保留及びコメントを記入して、申込者に送信してあげて下さい。
管理者は、初期設定としてカレンダー上部の「施設作成」をクリックして利用可能施設を入力して下さい。
備考欄には、禁煙、使用人数制限など、諸規則、注意事項などを記入しておくとユーザーも分かりやすいでしょう。
また、「変更/削除」で、施設登録内容を変更したり削除したりできます。

管理会社への委託
施設予約については、御マンションの管理会社で一括で執り行っているケースも多いと思います。
そのシステムを変えることができない、また、施設予約まで管理するのは大変だから、それくらいは管理会社にやってもらいたい、という場合は、管理会社の担当者をユーザー登録する事で、施設予約の操作だけを管理会社にも行わせることが可能です。管理者は、管理会社の対応状況をそのまま見ることができます。
管理会社用の登録画面はこちら

ご意見BOX
ご意見BOXから、管理者(理事会)への質問や問い合わせ、意見などを投書でき、返信希望「希望する」を選択して送信すると、管理者からの回答を求める事が出来ます。
管理者は「ご意見一覧・回答」をクリックすると、直近のご意見履歴が表示されます。 返信希望のご意見の場合、「質問者へ回答」をクリックして回答画面で返信できます。

マンカフェ広場
カフェ
登録マンション住民(管理組合員)全員が自動的にメンバーとなる
マンション内のパブリック掲示板です。
ジャンルを問わず、ご自由に思う存分コミュニケーションを取り合ってください。
非公開で登録しておくと、メンバー以外はもちろん、管理会社などの外部者は閲覧することもできません。
公開登録の場合、外部者は掲示板内容の閲覧が可能です。
(参加はできません)

修繕・点検記録

マンションの修繕履歴、点検履歴を日記形式で保存しておくことができます。
写真のUPもできますので、大規模修繕などの進行状況をビジュアル的に更新していくのも面白いですね。
登録マンション住民(管理組合員)全員が自動的にメンバーとなります。

規約・契約書・取扱説明書

マンション管理規約やお部屋内の設備取扱説明書を、ネット上で閲覧するようにできます。
PDFファイルなどを利用して、住民の皆さんが見たいときに簡単に見られるようにしておけば、家中の引き出しを開けて探し出さなくて済みますよね。
また、管理組合と外部業者との契約書なども見られるようにすることで、管理組合運営の透明性が増し理事会の信頼度もアップするのではないでしょうか。
登録マンション住民(管理組合員)全員が自動的にメンバーとなります。

フリーコミュニティ

登録マンション住民(管理組合員)なら誰でも自由に好きなコミュニティを作成することができます。
「新しいコミュニティをつくる」をクリックして、コミュニティ名、内容、公開/非公開を登録できます。
非公開登録の場合、コミュニティに参加しない人は閲覧及び書き込み等はできません。 公開登録の場合、コミュニティに参加しない人は閲覧のみ可能です。
フリーコミュニティ作成者はその掲示板の管理人となりますので、活発な意見交換の場になるよう頑張っていただくのはもちろん、荒れた掲示板にならないようケアしていただくこともお忘れにならないようお願いいたします。

ご登録情報
登録済みユーザーが、ご自分の登録内容を確認・変更することができます。
管理者は、ご自身の登録内容と、マンション全体の登録内容を確認・変更することができます。
カレンダー(予定表/施設予約)、マンカフェ広場の公開・非公開の選択もこちらで行えます。
TOPページに御マンションの写真やイラストをUPすることができます。
トップイメージ「こちらから変更することが出来ます。」をクリックすると、作成画面が出てまいります。
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